トヨタは片づけのノウハウも凄かった!あなたの職場に5Sの習慣がないとダメな理由

    

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片づけは仕事を楽にする。

仕事上のデスクまわりを想像してください。

  • 必要な書類を探すのに10秒以上かかる。
  • 一週間以上使っていない文房具がある。
  • 引き出しのいちばん奥にあるモノが何かを即答できない。
  • デスクの上にありながら1カ月以上触れていない書類がある。

ひとつでも当てはまる人は仕事のムダがあるので、まず片づけましょう。

片づけをしないとムダが発生します。

それはスペースのムダであったり、ものを探したりする時間のムダ、モノが多すぎてミスにつながるムダです。

たとえば”必要な書類を10秒以上探す”ことでも塵も積もれば山となります。

探す手間が省ければ仕事の生産性もアップするし、チームで働いている職場なら個人の倍は恩恵があるでしょう。

さぁ片づけをしましょう。

でも、ちょっと待って。

その片づけが単なる整列になってませんか?それは時間が過ぎるとまたもとのようになってしまいますよね。持続性がないのです。

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トヨタの片づけ

そこで、「トヨタの片づけ」を提案。

トヨタというとカンバン方式、ジャストインタイム、カイゼンなどを思い浮かべます。

それは無理、うちとは関係ないと思うかもしれませんが、片づけに関してはどの業種、分野でも有効です。片づけに合理的なルールを持ち込めば、それは立派なビジネスツールに成ります。

5Sって?

前述のトヨタの片づけは”5S”

それは、”整理・整頓・清掃・清潔・しつけ”です。

  • 整理とは「いるもの」と「いらないもの」に分けて「いらないもの」は捨てることです。
  • 整頓とは「必要なもの」を「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せるようにすることです。
  • 清掃とはきれいに掃除すること。日常的に使うものを汚れないようにすることです。
  • 清潔とは整理・整頓・清掃の状態を維持することです。
  • しつけとは整理・整頓・清掃についてのルールを守らせることです。

5S?知ってるよ。

でも、知ってるのと実際にやるのとでは、大きな違いがあるのはお分かりでしょう?

やらなきゃ、実行できなきゃ意味がないのです。

片づけは雑務?

片づけは雑務ではありません。雑務と思っているからルールを決めても浸透しないし、持続していかないのです。

これには職場のリーダーが決めたルールを守らせないといけません。仕事の一部として習慣付かせないと意味がないのです。つまり”しつけ”です。

少し興味を持ってもらえましたか?5Sの中でも整理・整頓ができるだけで、かなり仕事の効率がアップすること間違いありません。ここではその整理・整頓について紹介したいと思います。

すぐに内容を知りたい人は、私のようにKindleで購入すると良いと思います。1~2時間でさらっと読めるわりに得るものは多かったのでぜひ読んでみてください。

まずは「いらないもの」を捨てること。

何から取り掛かれば良いかわからない。そういうひとは、まず身近なモノを整理していきましょう。身の回りで、いらないものはありませんか?えっと…これ、使ってないけど、捨てるのがもったいない、将来使うかもしれないし…。

そんな考えでは改善は進みませんよね。捨てることで管理するコストを減らすことができます。そのためにはしっかりとした捨てるための判断基準が必要です。

「いま使うもの」「いつか使うもの」「いつまでたっても使わないもの」に分けて、いつか使うものに関しては期限を決めます。その期限を過ぎてもなお使っていなければ、それは「いつまでたっても使わないもの」だということです。

必要なモノはどれくらい?

モノが減ったら、今度は「何が」「いつ」「どのくらい」必要なのかを把握しましょう。それを使用頻度に応じて適切な数量で配置していくことです。次に、よく使うモノの定位置をしっかりと決めることが大事です。これで探す手間が随分と減りますよね。

モノの置き場所を決める時は「人の動き」を見ながら考えるとうまくいくようです。極力ひと手間を省くことを心がけてください。たとえば、よく使うものは引き出しに仕舞っておくと、出して使うというひと手間がでますが、オープン管理にしておくと仕舞うというひと手間が省けますよね。

なぜ片づけられないのか?

職場を改善したい、自宅のデスク周りをきれいにしたいと思って片づけるけど、しばらく経つと元通り。人はなぜ片づけられないのでしょうか。それは、そもそもの片づけについて考えたことがないからだといいます。

そんな状態で取り組んだところで成果がでるはずもありません。片づけは身の回りをきれいにすることだと思っているうちは成果などでるはずがないのです。



まとめ

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何か新しいことをやりたいと思ったときに、どこの職場でも通用する片づけという改善はとても魅力的ですよね。最初は家庭の収納術のようなものを探していたんですが、何だか求めるものと違うなぁという印象。

ビジネスの現場ですぐに使えるような知識はないのだろうか。ある日ネットで調べていて、偶然トヨタの片づけを知りました。これは!と思い、すぐに読みたくなってKindle(キンドル)で購入。オープン管理とクローズド管理の違いや、姿置き(モノの形状をなぞって、それしか置けないようにすることで、そこに自然とモノが返ってくる仕組み)、モノの置き場所がすぐにわかるようになる区画線、物品補充のための発注点管理などのアイデアもこの本で学びました。

しかしながら、一番の収穫は”片づけ”について深く考える機会を持てたことなのです。トヨタの片づけが、よくある家庭の片づけと違うのは、常に合理的な考えをもとに片づけを行っているからです。そうした考え方がないと、成果がでないどころか、一向に仕事は楽にならないのです。

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私は「トヨタの片づけ」一冊で十分だと思います。

考え方はもう十分知っていて、それより多くの改善のアイデアが欲しいという人には”「できる5S」で仕事を改善する”という書籍のほうをおすすめします。こちらはすぐに使えるアイデアが豊富でイラストや写真も多用されています。


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